PRIANGANTIMURNEWS - Mungkin teknologi canggih yang satu ini jarang diketahui oleh orang banyak. Teknologi manajemen absensi yang memberikan fungsi dan manfaat banyak yang dikenal dengan nama software manajemen absensi .
Perangkat lunak ini dirancang khusus untuk mengelola data absensi karyawan sebuah perusahaan. Sehingga, adanya software ini data absensi karyawan dapat terselesaikan dengan praktis dan cepat. Tidak sama ketika diisi secara manual.
Selain itu, software ini tidak hanya dapat merumuskan peraturan check – in dan check – out yang dilakukan kapan saja dan di mana saja. Akan tetapi, juga dapat meringkas data pegawai.
Baca Juga: Hasil FIFA Matchday Indonesia vs Bangladesh, Teknik Pressing Ketat Membuat Skuad Garuda
Lalu, sebenarnya apa itu software manajemen absensi ? Fungsi dan manfaat dari software tersebut seperti apa? Untuk informasi lebih jelasnya, silahkan simak uraian di bawah ini sebagai berikut.
Apa Itu Software Manajemen Absensi ?
Software yang termasuk dalam perangkat lunak manajemen absensi ini merupakan sebuah perangkat lunak berbentuk software yang khusus digunakan untuk melakukan beberapa tindakan yang berhubungan dengan sumber daya manusia pada perusahaan. Tindakan tersebut dapat berupa merekam, menyimpan, dan mengelola data kehadiran karyawan.
Dengan adanya perangkat lunak perangkat lunak ini perusahaan tidak lagi membutuhkan tumpukan kertas atau mesin sidik jari untuk mengatur absensi para karyawan. Penggunaan software yang mudah, dengan langkah data absensi yang masuk akan diolah kemudian diringkas menjadi sebuah laporan.
Sudah jelas bahwa hal tersebut akan berpengaruh pada proses pengambilan keputusan dalam sebuah perusahaan, serta diintegrasikan dengan berbagai proses pengembangan sumber daya manusia lainnya seperti dalam laporan penggajian, evaluasi kinerja, liburan, dan lain sebagainya.
Sehingga, dapat disimpulkan bahwa software Attendance management merupakan sebuah sistem yang digunakan untuk mengelola data kehadiran karyawan sebuah perusahaan. Dimana nantinya bagian manajemen dalam perusahaan dapat menggunakan sistem tersebut untuk membuat keputusan penting dalam sistem perusahaan.
Pastinya Anda tahu bahwa manajemen kehadiran ini memainkan peranan penting dalam produktivitas dan profitabilitas data karyawan di tempat kerja. Perangkat lunak ini nanti akan membantu untuk melacak kehadiran karyawan, kemudian juga akan membantu menghadirkan hasil akhirnya yaitu pertumbuhan dan perkembangan perusahaan di bidang nya masing – masing.
Secara sederhana tujuan dari pembuatan software untuk mengelola data absensi karyawan perusahaan dengan lebih mudah dan praktis. Sehingga dapat menghasilkan data yang lebih cepat dan efisien.
Disamping itu, kegunaan data kehadiran karyawan juga sangat berguna untuk pengambilan keputusan seorang HRD. Sebagai contoh,ada seorang karyawan yang selalu datang tepat waktu, tetapi kinerjanya akhir-akhir ini menurun.
Baca Juga: Lanjutan Piala Presiden 2022, Persib Tetap Main di Bandung tapi Tak Boleh Dihadiri Penonton
Dari data tersebut, seorang HRD akan mencari tahu penyebab penurunan kinerja karyawan sekaligus mencari cara untuk mengatasi penurunan tersebut. Oleh karena itu, adanya Software Attendance Management ini dapat dijadikan sebagai dasar pada informasi hasil yang akurat.
Apa Saja Attendance Management Sebelum Software?
Sama halnya dengan penggunaan smartphone atau teknologi lainnya, selalu ada proses pada sistemnya dari waktu ke waktu yaitu masa lampau hingga sekarang bisa menggunakan internet. Begitu pula dengan sistem Attendance Management yang mengalami proses hingga akhirnya sampai pada penggunaan software.
Untuk memahami hal ini lebih dalam, sehingga Anda mengerti apa saja sistem Attendance Management sebelum adanya penggunaan software. Inilah beberapa sistem Attendance Management yang digunakan untuk mengelola data karyawan.
Baca Juga: Permasalahan Bella Tobing dan Reizuka Ari, Sampai di Sindir Takut di Cut Off oleh Netizen Tik Tok
1. Sistem Attendance Management dengan Kartu Manual
Banyak sejarah mencatat bahwa alat dengan sistem mesin kartu manual ini merupakan salah satu jenis absensi yang pertama kali digunakan di kantor. Hal ini diperkirakan masuk pada kurang lebih dua abad yang lalu.
Dengan sistem Attendance management kartu manual ini, Anda memerlukan sebuah mesin bernama almano yang dipergunakan untuk sistem ceklok. Sehingga, dengan mesin tersebut maka karyawan yang hendak absen masuk pada mesin.
Setelah itu, karyawan tersebut menginput atau memasukan kartu jam hadir ke mesin almano. Pencetakan waktu secara real timenya dapat dilakukan dengan mesin tersebut ketika kartu jam hadir karyawan dimasukan.
Gambarannya pada mesin ini terdapat sebuah lubang yang digunakan untuk memasukan kartu absensi karyawan. Kemudian, untuk Anda dapat melihat waktu saat ini dipergunakan jam analog. Sehingga, nantinya waktu yang terdapat di dalam jam analog itulah yang akan tercetak pada kartu hadir karyawan.
Baca Juga: Aplikasi Kirim Pesan Rahasia Lewat Story Instagram Tanpa Ada Yang Tahu
Perkembangan yang canggih, memunculkan teknologi baru yang lebih canggih lagi. Maka dari itu, kini sudah ada banyak perusahaan yang mulai meninggalkan sistem Attendance Management karyawan ini.
Alasannya pun cukup beragam, baik itu dari sisi karyawannya sendiri maupun untuk perusahaannya. Sebagai contoh, adanya proses yang susah untuk dijalankan karena divisi HRD wajib terlebih dahulu untuk mendata dan mencatat kehadiran karyawan secara manual.
Jelas hal ini membuat beberapa perusahaan akan bekerja tidak efektif dan cepat, karena nantinya akan ada banyak kertas yang dibutuhkan ditambah lagi rentan terjadinya kecurangan.
Kecurangan dengan sistem Attendance Management kartu karyawan ini bisa terjadi ketika ada beberapa orang atau karyawan yang bisa menitipkan kartu hadirnya kepada karyawan lagi untuk melakukan cek in kehadiran.
Baca Juga: TENGAH BERLANGSUNG, Berikut Link Live Streaming Sidang Isbat Penentuan Idul Adha 2022
2. Sistem Attendance Management dengan Magnetic Card Digital
Perkembangan teknologi canggih memunculkan adanya inovasi dari developer karena bisa dikatakan bahwa sistem yang kedua ini memadukan antara mesin absensi digital dengan absensi kartu manual.
Sistem Attendance Management dengan Magnetic Card Digital ini sudah ada sekitar tahun 1980. Pada tahun tersebut menggunakan mesin absensi karyawan dengan kartu identitas atau biasa disebut juga dengan istilah Magnetic ID Card.
Selain digunakan sebagai mesin untuk mendata daftar absensi atau kehadiran, sistem ini dapat secara otomatis terdeteksi pada karyawan yang sudah melakukan penginputan data sebelumnya. Para karyawan hanya perlu menggunakan slot mesin untuk menempelkan atau memasang kartu untuk kemudian terdeteksi secara sendirinya.
Mesin ini tergolong efektif untuk dilakukan dibandingkan dengan kartu manual yang perlu adanya penginputan jam hadir secara manual. Selain efektif, juga penggunaannya cukup sederhana seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya. Dimana hanya perlu menempel, atau memasukan, atau menggeserkan kartu identitas pada mesin.
Akan tetapi, sama halnya seperti sistem Attendance Management yang manual bahwa pendataan setelahnya atau sebelumnya tetap dilakukan secara manual. Ditambah adanya tindakan kecurangan atau disalahgunakan.
Kasusnya sama seperti manual, seorang karyawan akan menitipkan kartu identitasnya kepada karyawan lain untuk bisa melakukan pendataan absensi. Kenapa bisa seperti itu? Karena pada mulanya mesin absensi card tetap terlebih dahulu memasukan data pada sistem.
Setelah itu, kartu tersebut dimasukan untuk dipergunakan oleh karyawan tersebut langsung ke dalam slot mesin attendance management karyawannya. Proses ini bertujuan bertujuan untuk melakukan autentifikasi terhadap sistem pemilik perusahaan dalam arti agar karyawan terdata pada sistem tersebut.
Kemudian jika instalasi telah berhasil dilakukan, maka penggunaan mesin attendance management karyawan dapat digunakan. Dan penggunaannya dilakukan ketika karyawan masuk kerja di pagi hari atau sesuai jadwalnya masing – masing. Setelah itu, sistem secara otomatis akan mendata karyawan yang nantinya akan masuk. Setelah itu baru diproses oleh bagian staf HRD untuk bisa dikelola.
Baca Juga: Lirik Lagu 'Monokrom' Tulus yang Ramai Diperdengarkan Kembali
3. Sistem Attendance Management dengan Fingerprint atau Sidik Jari
Penggunaan kartu yang sudah semakin usang dan ada banyak tindakan kecurangan yang mengakibatkan kerugian pada perusahaan. Teknologi yang terus berkembang menghadirkan sistem Attendance Management baru dengan mengusung sistem fingerprint atau sidik jari.
Pertama kali sistem ini digunakan pada tahun 1997.
Pada tahun tersebut mesin absensi ini disebut juga dengan istilah mesin absensi berbasis biometric. Biometrik yang menggunakan sidik jari karyawan dalam mempergunakan pendataan absensi karyawannya.
Hal ini bisa terjadi karena setiap karyawan akan mempunyai sidik jarinya masing - masing yang cenderung akan berbeda-beda dengan karyawan lainnya. Sehingga, akan lebih cocok untuk dipergunakan sebagai identitas karyawan guna meminimalisir tindakan kecurangan.
Selain bisa mengurangi atau meminimalisir tindakan kecurangan tersebut, sistem Attendance management karyawan yang satu dapat digunakan secara sederhana dan praktis. Sehingga, secara mudah karyawan akan melakukan absensi kehadirannya masing – masing.
Akan tetapi, untuk tingkat kepraktisan dan efektifitasnya sendiri masih kalah dengan sistem Attendance Management software. Lalu apa itu Software Attendance Management?
Baca Juga: Meski Kalah, Thomas Doll Puas di Laga Persija vs Madura United
4. Software Attendance Management
Terakhir, terdapat sebuah sistem dengan perangkat lunak berbentuk software yang praktis untuk digunakan yaitu Software Attendance Management. Sistem absensi yang cukup populer untuk pendataan kehadiran di masa sekarang.
Alasannya karena Software Attendance Management ini berbasiskan iOS dan Android. Sehingga, penggunaannya pun akan lebih meningkatkan efektifitas serta kemudahan dalam pendataan setelah kehadiran terselesaikan.
Fungsi dan Manfaat Software Attendance Management
Sebenarnya fungsi atau manfaat ini akan dijadikan satu karena kedua hal tersebut saling berkaitan, jika sistem tersebut mempunyai fungsi sederhana akan akan memberikan manfaat penggunaan yang mudah dan seterusnya. Inilah beberapa fungsi dan manfaat dari Software Attendance Management.
Baca Juga: BTS Puncaki 4 Tangga Lagu Billboard Saat “Yet To Come” Menghabiskan Minggu ke-2 Di Hot 100
1. Sistem Terintegrasi
Fungsi pertama dapat Anda temukan pada sistem yang terintegrasi. Kegunaan data absensi yang diperoleh dari Software Attendance Management ini nanti dapat berfungsi untuk menghitung gaji karyawan pada setiap akhir periode lebih praktis dan mudah.
Bayangkan saja jika penggunaan data absensi untuk menghitung upah dilakukan secara manual, maka membutuhkan waktu yang banyak serta akan memungkinkan terjadinya kesalahan atau human error.
Maka dari itu, guna mengatasi masalah tersebut muncullah teknologi baru bernama Software Attendance Management. Software Attendance Management yang telah terancang dengan sistem kerja terintegrasi secara online. Sehingga, akan lebih dapat dengan mudah menghubungkan data kehadiran karyawan dengan perhitungan jumlah gaji bulanan.
Selain itu, Software Attendance Management juga dapat digunakan untuk menyederhanakan proses sebagai aplikasi lembur dan proses persetujuannya. Nantinya, proses pada sistem tersebut akan terintegrasi dengan proses pembayaran gaji karyawan secara langsung.
Baca Juga: Inilah 10 Idola K-Pop yang Akan Kembali dari Wajib Militer Tahun Ini Ada Taemin Shinee!!
2. Sederhana dan cepat
Rancangan dari sistem ini akan membantu mempermudah penggunaannya, termasuk waktu dan manajemen kehadirannya.. Pengumpulan data karyawan secara manual tentunya membutuhkan waktu yang lama serta adanya peluang membuat pekerjaan menjadi tidak efisien.
Melalui manajemen absensi Software Attendance Management proses pendataan akan berjalan lebih cepat sekaligus memberikan keuntungan dalam proses menyelesaikan penelitiannya ditambah adanya fitur pelacakan real – time kehadiran karyawan perusahaan.
3. Akses Dimana dan Kapan Saja
Manfaat atau fungsi lainnya yaitu adanya sistem yang membantu karyawan untuk bisa melakukan absensi atau akses dimana saja dan kapan saja. Semua pengguna dapat mengakses Software Attendance Management kapan saja dan dimana saja melalui fungsi yang tersedia.
Para karyawan dapat dengan mudah mengakses serta mengunggah data kehadiran langsung dari smartphone masing – masing. Termasuk ada sistem pelacakan lokasi GPS yang bisa dimanfaatkan untuk mengambil data saat dibutuhkan tanpa harus pergi ke kantor atau menelepon departemen terkait.
Itulah informasi mengenai Software Attendance Management . Jika Anda tertarik menggunakan perangkat lunak tersebut bisa memakai perangkat lunak dari Talenta.com. Talenta menghadirkan sebuah software HR dengan solusi yang dapat membantu Anda mengelola data absensi karyawan.
Anda dapat mengakses Download Software Attendance Management di https://www.talenta.co/fitur/software-attendance-management/ . Software yang dapat membantu Anda membuat keputusan perusahaan yang lebih tepat. Pasti Anda tertarik menggunakan software dari Talenta bukan?***